Der IRS definiert Geschäftsreisekosten als steuerlich abzugsfähig, wenn es sich um „gewöhnliche und notwendige“ Ausgaben handelt, die während der Dienstreise von zu Hause aus anfallen. Diese Ausgaben umfassen Transport, Unterkunft, Mahlzeiten, Unterhaltung und Nebenkosten (wie Trinkgelder). Dienstreisekosten werden in verschiedene Kategorien unterteilt und gruppiert (wie unten aufgeführt). Für jede Kategorie gelten oft unterschiedliche Regeln und Grenzen für den Abzug und die steuerliche Abzugsfähigkeit, die wir in späteren Abschnitten am Ende dieses Artikels erläutern.

• Mahlzeiten und Unterhaltung wie Mittagessen, Abendessen, Shows, Sportveranstaltungen usw.
• Reisen, z. B. mit dem persönlichen Auto, Flugzeug, Zug, Bus usw.
• Transport, wie z. B. Fahrtkosten für Taxis oder andere Transportarten zum und vom Flughafen, Bahnhof oder Hotel (einschließlich Transport zwischen Hotel und Arbeitsort.
• Unterkünfte wie Hotels und Airbnb-Vermietungen.
• Nebenbei, wie Trinkgelder; zum Beispiel Tipps zur Gepäckausgabe.
• Chemische Reinigung und Wäscherei.
• Geschäftsanrufe während einer Geschäftsreise. Dies schließt geschäftliche Kommunikationen über Faxgeräte oder andere geschäftliche Kommunikationsgeräte ein.
• Sonstige übliche und notwendige Aufwendungen im Zusammenhang mit Geschäftsreisen.

Wie man jede Art von Geschäftsreisekosten abzieht

Verpflegungs- und Unterhaltungskosten

Die Ausgaben für Mahlzeiten und Bewirtung umfassen die Mitnahme von Kunden, Kollegen, Interessenten, Partnern usw. zu Mahlzeiten und Unterhaltung. Aus steuerlicher Sicht erlaubt der IRS den Abzug von 50% dieser Ausgaben.

Wie man als Unternehmen abzieht

Unternehmen erstatten Mitarbeitern und Auftragnehmern in der Regel den vollen Betrag der Verpflegungs- und Bewirtungskosten. Anschließend zieht das Unternehmen 50 % dieser Aufwendungen von seiner Gewerbesteuererklärung ab. Unternehmen können keinen Betrag für Verpflegungs- und Bewirtungskosten abziehen, die Mitarbeitern oder Auftragnehmern nicht erstattet wurden.

Abzug als Steuerzahler

Steuerpflichtige, die Verpflegungs- und Bewirtungskosten in voller Höhe erstattet bekommen, dürfen von ihrer persönlichen Steuererklärung nichts abziehen. Typischerweise handelt es sich bei diesen Steuerzahlern um Angestellte von Unternehmen oder Auftragnehmern, die im Rahmen von Arbeitsverträgen arbeiten, die eine vollständige Erstattung der Geschäftsreisekosten beinhalten.

Steuerzahler, die als Arbeitnehmer arbeiten, können jedoch 50 % der nicht erstatteten Verpflegungs- und Bewirtungskosten von ihrer Steuererklärung abziehen. Außerdem sind nur 50 % der Verpflegungs- und Bewirtungskosten von der Steuererklärung von selbstständigen Steuerpflichtigen abzugsfähig, die diese Ausgaben aus eigener Tasche bezahlen und nicht erstattet werden.

Reisen und Transport

Fahrtkosten mit Flugzeug, Bahn, Bus oder Pkw zum Geschäftsreiseziel sind steuerlich absetzbar. Auch Fahrtkosten wie Fahrtkosten für Taxis und andere Transportmittel sind steuerlich absetzbar. Allerdings sind einige wichtige Hinweise zum Thema Reisen zu beachten, wenn die Reise mit dem Pkw des Steuerpflichtigen erfolgt.

Wie man als Unternehmen abzieht

Geschäftsreisekosten sind vom Unternehmen steuerlich abzugsfähig, wenn Prämienpunkte nicht für den Kauf von Bahn-, Flug- oder Bustickets verwendet wurden. Das Unternehmen kann die Auslagen in voller Höhe abziehen, wenn das Unternehmen Arbeitnehmern und Auftragnehmern die gesamten Auslagen erstattet. Nicht erstattete Reise- und Transportkosten können vom Unternehmen nicht abgezogen werden.
In diesem Fall liegt es in der Verantwortung des Arbeitnehmers oder Auftragnehmers, die Abzüge in seiner persönlichen Einkommensteuererklärung vorzunehmen.